martes, 15 de junio de 2010

COMUNICACION TELEFONICA

Marta Puig Orriols

Según Annie Bartoli (organizacion comunicante), para tener una comunicacion, en este caso telefónica, abierta, debemos tener en cuenta una serie de puntos:
Ser ABIERTA para comunicarse con el medio ambiente exterior de manera INTERACTIVA.
Ser EVOLUTIVA: no rutinaria ni excesivamente formalista a fin de manejar con eficacia su desarrollo frente a los imprevistos.
Ser FLEXIBLE para permitir igualmente y de manera oportuna comunicaciones formales e informales
TENER FINALIDAD EXPLÍCITA que proporcione un hilo conductor, coherente a la comunicación
Ser AUTORESPONSABILIZANTE para todos los miembros, con la finalidad de evitar la búsqueda de un "poder artificial" por parte de algunos mediante LA RETENCIÓN DE INFORMACIÓN
Ser ENERGÉTICA para crear, por si misma, mediante información, formación educativa y comunicación, potencialidades internas que pueden ser llevadas a una finalidad práctica.

Considero que todos estos puntos se suman al conjunto de información que tenemos referente a comunicaciones telefónicas, por ello he incluido este pequeño escrito.
Quiero además recomendar los escritos de JORDI XIFRA , especialista en relaciones públicas y por ello especialista en todos los tipos de comunicación.
Se puede encontrar escritos e información sobre la comunicación con solo buscar "Jordi Xifra" y seleccionar el que más nos interese.

EJEMPLOS COMUNICACIÓN TELEFÓNICA ABIERTA Y/O CERRADA

Como ya se nos explico en clase, la comunicación abierta sería aquella en la que mediante preguntas permitimos que nuestro interlocutor se exprese con libertad y fluidez para asi poder obtener un mensaje claro y más completo de su requerimiento:

-Inquima, buenos dias, habla con Marta
-Buenos dias, quisiera hablar con el Sr. Ferrer
-Lo siento, en este momento se halla ausente, pero puedo tomar nota de su llamada y si quiere comentarme de que se trata intentaré ayudarle....
-Muchas gracias. Si puediera usted informarme si tienen maquinas mezcladoras de 2000 litros con helice y el precio de la misma, pasaria a verla y si está en buenas condiciones querria adquirirla.
-El tema de las máquinas lo lleva directamente el Sr. Ferrer pero los mecánicos especializados le informarán con referencia a su pregunta, le paso con mantenimiento y hablará con el Sr. Perez, jefe del departamento de maquinaria
-Gracias, muy amable
-De nada, un momento por favor, ahora mismo le conecto con el Sr. Perez. Buenos dias y no dude en volver a llamar si lo necesita.
(repetir el nombre de la nueva persona con la cual le transferimos su llamada por si la primera vez no estaba atento).

En la comunicación cerrada, nuestra actuación opera de manera que nuestro interlocutor puede limitarse a responder con un si o un no, por lo cual se hará muy dificil averiguar qué es lo que desea y como ayudarle:

-Inquima, buenos dias, habla con Marta
-Buenos dias, quisiera hablar con el Sr. Ferrer
-Lo siento en estos momentos se halla ausente...
-¿Sabe a que hora volverá?
-A patir de las 12 es probable que pueda encontrarle
-De acuerdo, gracias, le dejo mi numero telefónico para que se ponga en contacto conmigo lo antes posible.....etc.
(Interlocutor se halla cortado y ya no pregunta porque ve que esta persona no le será útil para informarle sobre lo que necesita)

Este segundo ejemplo es el que debemos evitar si queremos ser una secretaria eficaz que sabe agilizar su trabajo y el de la empresa en general.

Espero que mi aportación sea de interés para la clase, muchas gracias

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